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PTA資料の引き継ぎ方法

こんなに大量の資料、10分でどうやって引き継げっちゅーの。

 

2016年度PTA関係の仕事は、地区部員でした。

自分の地区の子ども登校班や、朝の旗ふり当番表づくり、

夏のプール当番表づくり、そのお世話。

あとは、道路のストップマーク(足形の「とまれ」マーク)を塗り直したり。

これね↓

 

2015年度の広報部長の仕事に比べれば、楽勝楽勝♪

一部員としての仕事だけなので。

 

で、来年度の部員さんへ資料を引き継ぐ時期になりました。

去年の今ごろ、わたしが前部員さんからひきついだファイルが、これ↓

どーんと4冊。

 

中身を見てみたら、ほとんどが過去の部会資料。

インデックスも一応ついてるんだけど、「H25年度」「H26年度」…って。

 

おいおい、これ、毎年ただファイルに入れてるだけで、

誰も整理しないまま冊数だけ増えてくパターンじゃん。

 

しかも、目的の資料がどこに入ってるのかもわからないから、

さがすのが面倒でファイル開きたくない

→部員としての仕事になかなかとりかかれない。

→ギリギリになって始めるので、やっつけ仕事になる。

→資料の整理をする余裕もないまま、来年度にそのまま回す。

 

こういう悪循環になるのがイヤなので、

資料の山がまわってきたら、中身を取捨選択しています。

やり方は、手帳ダイエットの方法と同じ。

 

紙をファイルから全出ししたら、いらないものは抜く。

そもそも2年以上前の資料は、なくても仕事できます。

残ったものを、順番にファイルに入れる。

 

入れる順番も、手帳と同じ。

1年の流れがわかるように、

・年間計画表を最初に。

・4月〜3月まで、イベントごとに順番に。

・ワンアクションで必要な資料が見つかるように、インデックスも作り直し。

 

ボロボロになっているファイルは、自分の代でこっそり捨てる(笑)

 

Before 4冊あったファイル

After 2冊に減りました!

しかも、中身は赤ファイルの半分くらいで収まってます。

負の連鎖は、ここで終わらせないとね(笑)

 

今月の部会では、新旧役員の引き継ぎがありました。

2月のうちに資料の整理をしていてよかったです。

部会でいきなり10分で引き継ぐように言われて、

他の地区の部員さんたちはザワザワ。

 

わたしはチェックボックスつきの年間計画表と、

仕事ごとに細分化した説明書を入れていたので、

来年度の部員さんにファイルをめくりながらざっと説明したら、

「あとはファイルを見て、わからないことがあったらいつでも連絡してくださいね(^^)」

と連絡先をお渡しして、スムーズに終わりました。

 

うん、10分間での引き継ぎも、不可能じゃない♪

ただし、その下準備にはちょっと時間が必要だったけどね〜。

これも、手帳でスキマ時間をみつけて進めていたのがよかったな。

 

日々手帳を使っていると、紙の山の整理にもひるまずに、

書類の断捨離に抵抗がなくなってきます。

手帳効果ですな〜。

 

さて、地区部の1年間も無事終えたので、

来年度は少しゆっくり過ごせそうです。

一家庭一役は仕事があるので、今度は何をやろうかな。

 

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